Ziele

Im Praxisalltag verlieren Ärzte und Praxisteam aufgrund der sich immer wiederholenden Routinen und Abläufe oftmals den Blick für das große Ganze. Um sich als Team weiterzuentwickeln und die Praxisorganisation voranzubringen, bedarf es daher manchmal eines Impulses von außen, um das Praxismanagement teilweise oder manchmal sogar ganz auf den Prüfstand zu stellen.

Das Ziel ist es, gemeinsam mit Ihnen und Ihrem Team ein maßgeschneidertes Praxismanagementkonzept für Ihre Arztpraxis zu entwickeln und zu implementieren, um die vorhandenen Ressourcen optimal abzurufen, zu verteilen und zu nutzen. Dafür lokalisieren wir die bisher vorhandenen Schwachstellen, erarbeiten Lösungswege und setzen diese um. So entsteht ein effizientes Praxismanagement, auf dessen Basis der Erfolg der Praxis dauerhaft aufbauen kann.

 

Unser Anspruch für uns ist immer, über den konkreten Beratungsanlass sowie die formulierten Veränderungsziele hinaus, die Problemlösefähigkeiten und Entwicklungsmöglichkeiten aller Beteiligten zu fördern und zu steigern, sodass die Praxis auch für zukünftige Herausforderungen gewappnet ist. 

LEISTUNGEN

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- Praxisorganisation und -verwaltung

  • Individuelle Konzeptentwicklung
  • Strukturaufbau
  • Termin- und Zeitmanagement
  • Optimierung von Arbeitsabläufen
  • Stärkung der betriebswirtschaftlichen Praxisführung / Controlling

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- Leitbilderstellung

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- Personalmanagement 

  • Personalführung
  • Personalaufbau
  • Personalbindung
  • Teamentwicklung

- Teamleiterstrukturen 

  • Aufbau einer zweiten Führungsebene
  • Ausbau von Delegationsstrukturen

- Praxismarketing

 

- Ausbau der Arbeitgeberattraktivität

  • Interne und externe Kommunikation

 

- Erweiterung der Praxisräume / des Praxis-

   angebotes

  • Wachstum durch angestellte Ärzte​​​
  • Angliederung weiterer Standorte

PRAXIS 
Organisation & Verwaltung

Eine klare, unmissverständliche Benennung von Aufgaben
und die eindeutige, transparente Klärung von Zuständig-
und Verantwortlichkeiten bilden die Basis einer guten Praxisorganisation.

 

Doch in vielen Praxen fehlt eine solche klare Struktur. Manchmal wurde bereits zu Beginn versäumt, eine klare Struktur in die Praxisorganisation einzuführen. Oder die fehlenden Zuteilungen und Verantwortlichkeiten entwickelten sich mit der Zeit, vielleicht aufgrund einer Praxisvergrößerung oder einer Veränderung im Praxisteam. Möglicherweise wurde im Laufe der Zeit an der einen oder anderen Stelle einfach ein Aufgabengebiet erweitert, neue Aufgaben ohne klare Zuweisung hinzugefügt, eine Zuteilung verändert oder Aufgaben auf die Schnelle von einem ausscheidenden Mitarbeiter auf einen Mitarbeiter in einem anderen Bereich übertragen. Für eine gewisse Zeit funktioniert diese Art der Aufgabenverteilung sicherlich. Doch mit der Zeit entstehen so – insbesondere in größeren Praxen – ungenaue und ineffiziente Abläufe sowie ungeklärte Zuständigkeiten. In der Folge leidet die Qualität der Praxisarbeit und die Kosten steigen.

Um die Bereiche Organisation und Verwaltung zu optimieren, müssen Aufbau und Abläufe aller Abteilungen und Fachbereiche einer Praxis überprüft und gegebenenfalls eine neue Struktur oder neue Zuteilungen erarbeitet werden. Organigramme ermöglichen hier nicht nur die visuelle Darstellung der Praxis, sondern erleichtern auch die Kommunikation und stellen Weisungsebenen dar, die für einen gelungenen Organisationsaufbau grundlegend sind.

Die Umgestaltung der Organisationsstruktur einer Praxis ist selten von innen heraus zu erreichen, da viele Abläufe und Einteilungen bereits festgefahren sind und sich nicht mehr so einfach ändern lassen. Oftmals fehlen zudem die Erfahrung und das Fachwissen, was und welche Bereiche eigentlich eine erfolgreiche Praxisverwaltung und -organisation ausmachen. 

 

Wenn Sie Hilfe bei der Neuorganisation Ihrer Praxis benötigen, berate ich Sie gerne über die Möglichkeiten und erstelle gemeinsam mit Ihnen und Ihrem Team eine passgenaue Organisationsstruktur für die Bedürfnisse Ihrer Praxis. 

LEITBILD 
Werte und Ziele einer Praxis

Wofür steht die Praxis, was wollen wir erreichen und wie
wollen wir es erreichen? Diese und weitere Fragen sollten
in einem Praxisleitbild erfasst und beantwortet werden.

 

Ein Leitbild dient dazu, die mittel- und langfristigen Zielvorstellungen einer Praxis zu umreißen und darzulegen, mit welchen Werten und auf welchem Weg die Ziele erreicht werden sollen. Durch das Leitbild werden auch Sinn und Zweck der Praxis verdeutlicht und es wird ein Rahmen für das tägliche Handeln vorgegeben. Durch die klare Darstellung sollen auch die Mitarbeiter für die Praxisziele begeistert werden. Sie bekommen dadurch eine Vorstellung von der Praxisidentität, den Zielen und der Strategie der Arztpraxis. Das Bewusstsein darüber kann motivierend wirken und die Mitarbeiter dauerhaft an die Praxis binden.


Die Funktionen eines Leitbildes im Überblick: 

 

  • Orientierungsfunktion: Werte und Normen
  • Integrationsfunktion: Wir-Gefühl, Praxisidentität und Kommunikation
  • Entscheidungsfunktion: Praxisablauf, Fehlermanagement, Entscheidungsspielraum

 

Das erwünschte Ziel wird beim Erstellen des Leitbildes vom Praxisinhaber vorgegeben. Die Inhalte sollten aber gemeinsam mit dem Praxisteam entwickelt werden. Im Laufe der Zeit kann ein Leitbild auch an Veränderungen angepasst, erweitert oder umgestaltet werden. Gerne unterstütze ich Ihr Team und Sie bei Planung, Erstellung und Umsetzung des Leitbildes Ihrer Praxis.  

PERSONALMANAGEMENT Führung, Bindung und Entwicklung

Ein Team lebt von der Einzigartigkeit und Vielfalt seiner Mitglieder. Jedes Mitglied kann mit seinen individuellen Kompetenzen zu gelingender Kommunikation und Arbeitsprozessen beitragen. Ein positiver Teamgeist und ein anregendes, aber entspanntes Arbeitsklima sind zudem die Voraussetzungen für zufriedene Patienten. 

 

Jedes einzelne Teammitglied verfügt über eine Vielzahl von Kompetenzen und Ressourcen, die es bestmöglich abzurufen, einzusetzen und weiterzuentwickeln gilt. Für ein gutes Praxisklima und eine effiziente Praxisorganisation ist es zudem wichtig, dass das Praxispersonal im Team arbeiten und die Praxisstrukturen und Arbeitsabläufe umsetzen kann. Für den Praxiserfolg ist daher ein strukturiertes Personalmanagement notwendig, das sowohl die Personalauswahl und -bindung als auch die Personalentwicklung und -führung im Blick hat. 

 

Oftmals fehlt Praxen jedoch ein durchdachtes Personalmanagement und es werden Entscheidungen ohne langfristiges Konzept situationsabhängig getroffen. Das kann dazu führen, dass neue Mitarbeiter nicht sorgfältig und passend zu einer offenen Stelle ausgewählt werden, verschiedene Mitarbeiter unterschiedliche Möglichkeiten zur Weiterbildung erhalten oder nicht in den Bereichen eingesetzt werden, in denen ihre Stärken liegen. Solche Entscheidungen können Frustration und Enttäuschung bei den Mitarbeitern auslösen und das Arbeitsklima negativ beeinflussen. 

TEAMLEITER STRUKTUREN Aufbau einer zweiten Führungsebene

Insbesondere bei großen oder Mehrbehandlerpraxen bedarf es klarer Strukturen und Verantwortlichkeiten. Des Weiteren muss die Vergrößerung einer Praxis für ein effizientes und gutes Praxismanagement neben neuen Räumlichkeiten und zusätzlichem Personal auch Veränderungen in der Praxisorganisation mit sich bringen. 

 

In großen Praxen erleichtern mehrere Führungsebenen die Zuordnung und die Verantwortlichkeiten in den verschiedenen Praxisbereichen. Die einzelnen Teamleiter übernehmen dabei mehrere Aufgaben: Sie führen und leiten ihre Teams, übernehmen planerische Aufgaben, moderieren bei Konflikten und gehen als gutes Beispiel voran. Sie dienen zudem als Schnittstelle zum Vorgesetzten und anderen Teams und geben Informationen weiter. 

 

Doch die Um- und Neustrukturierung der Führungsebenen in einer Praxis können sich mitunter schwierig gestalten, gerade auch bei einem seit längerem bestehenden Praxisteam. 

PRAXISMARKETING
Patienten & Mitarbeiter gewinnen

Modernes Praxismarketing dient heute dem Erhalt und Ausbau der wirtschaftlichen Grundlage einer Arztpraxis oder Klinik. Die Kernziele des Praxismarketings sind klar: Ausbau und Erhalt des Patientenstamms, eine Patientenverschiebung in Richtung Selbstzahler und Privatpatienten sowie die Gewinnung von Mitarbeitern. 

 

Patienten und Mitarbeiter werden digitaler. Die Menschen suchen online nach der richtigen Facharztpraxis, dem richtigen Spezialisten und dem neuen Arbeitgeber. Ein zeitgemäßes Praxismarketing für Ärzte geht daher weit über eine professionelle Webseite hinaus. Die Auffindbarkeit bei Google und in den sozialen Medien sowie ein aktives Bewertungsmanagement sind heutzutage die Grundvoraussetzung für die Erreichung der Kernziele. Außendarstellung, Reputation und Markenbildung sind ebenfalls Erfolgsfaktoren. ​

 

Alles in allem hat sich Marketing für Arztpraxen über die Zeit zu einem komplexen Aufgabengebiet entwickelt. Wir arbeiten daher seit Jahren erfolgreich mit einer auf Praxismarketing spezialisierten Agentur zusammen. 

ARBEITGEBERATTRAKTIVITÄT Mitarbeiter binden und fördern

Wie werde ich ein guter und attraktiver Arbeitgeber für aktuelle und zukünftige Mitarbeiter? Dabei ist nicht nur die Höhe des Gehalts entscheidend, vielmehr spielen auch viele andere Faktoren eine wichtige Rolle bei der Wahl des Arbeitgebers. 

 

Ein motiviertes und engagiertes Mitarbeiterteam ist das Herz einer Arztpraxis. Die Mitarbeiter sorgen für reibungslose Abläufe, kümmern sich um die Patienten und unterstützen den Arzt bei seiner Arbeit. Umso wichtiger ist es, gut ausgebildete und kompetente Mitarbeiter zu finden, die sich für das Leitbild Ihrer Praxis begeistern und mit Leidenschaft bei der Sache sind. Aber auch für die bestehenden Mitarbeiter gilt es, ein Arbeitsklima zu schaffen, das sie motiviert, fördert und dadurch dauerhaft an die Praxis bindet. Zufriedene Mitarbeiter sind zudem die beste Werbung für eine Praxis auf dem lokalen Arbeits- markt. Denn es spricht sich in der Region herum, wo es attraktive Arbeitsplätze gibt und wo lieber nicht gearbeitet werden sollte.

 

Arbeitgebern stehen viele Werkzeuge zur Verfügung, um ihre Attraktivität für zukünftige und bestehende Mitarbeiter zu steigern. Dazu gehören unter anderem Sozialleistungen, familienfreundliche Arbeitszeitmodelle, Weiterbildungsmaßnahmen oder eine betriebliche Alterssicherung. Neben finanziellen Anreizen führen aber auch ein gutes Arbeitsklima, gemeinsame Aktivitäten wie Betriebsfeiern und -ausflüge sowie Anerkennung und Wertschätzung der geleisteten Arbeit zu einer höheren Zufriedenheit bei den Mitarbeitern.

Um die Attraktivität als Arbeitgeber dauerhaft zu erhöhen, bedarf es daher eines langfristigen und umfassendes Konzeptes, das neuen und bestehenden Mitarbeitern nicht nur finanzielle Anreize, sondern auch berufliche Chancen und Entwicklungsmöglichkeiten in der Praxis aufzeigt. Gerne unterstützen wir Sie dabei, auch für Ihre Praxis ein solches Konzept zu entwerfen. 

ARBEITSABLÄUFE
Effizient und klar organisiert

Die Arbeitsabläufe in Arztpraxen werden immer komplexer. Das liegt sowohl an ständig steigenden gesetzlichen Anforderungen und erhöhten Erwartungen der Patienten als auch an der zunehmenden Größe der Praxen mit immer mehr Mitarbeitern sowie den betriebswirtschaftlichen Herausforderungen.

 

Nahezu alle Bereiche einer Praxis sind von dieser Entwicklung betroffen – von der Rezeption über die Materialwirtschaft, die Abrechnung und den Bereich der Instrumentenaufbereitung bis hin zur Dokumentation von Leistungseinträgen oder der Ablauforganisation rund um die Behandlung. Sind die verschiedenen, teilweise sehr komplexen Arbeitsabläufe dabei nicht klar strukturiert und bestimmten Abteilungen oder Mitarbeitern zugeordnet, kann es in der Folge schnell zu Reibungspunkten und Effizienzverlust kommen.

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Für manche der entstehenden Probleme lassen sich intern schnell und einfach tragbare Lösungen finden, für andere wiederum können nur Scheinlösungen eingeführt werden, die keine Klarheit für die Mitarbeiter bringen. Eine gewisse Resignation und auch Verärgerung können die Folge sein.

Umso wichtiger ist es, dass alle Arbeitsabläufe in einer Praxis effizient und klar organisiert sind. Ist das in Ihrer Praxis aktuell nicht der Fall, erarbeite ich gerne gemeinsam mit Ihnen und Ihrem Team Lösungen und Strukturen, die alle Abläufe Ihrer Praxis umfassen. So lässt sich eine Atmosphäre schaffen, in denen Ihr Team motiviert, entspannt und effizient arbeiten kann.

ERWEITERUNG DER PRAXISRÄUME
Sie lieben die Herausforderung?

Wenn eine Praxis erfolgreich ist und die Patientenzahlen steigen, stellt sich für viele Praxisbetreiber die Frage, ob vielleicht eine Vergrößerung der Praxis oder des Praxisangebotes sinnvoll wäre, eine Zweigstelle eröffnet oder ein weiterer Arzt mit an Bord geholt werden könnte.

 

Mit Änderung des Vertragsarztrechts im Jahr 2007 hat der Gesetzgeber neue Möglichkeiten zur Ausübung des ärztlichen Berufs geschaffen. Vertragsärzte können seitdem in erweitertem Maße Ärzte anstellen, Zweigpraxen einrichten und Berufsausübungsgemeinschaften bilden.


Doch mit einer größeren Praxis, neuen Kollegen oder mehreren Zweigpraxen kommen neue Aufgaben auf das Praxismanagement zu. Es müssen beispielsweise neue Strukturen geschaffen, Personal rekrutiert, neue Computersysteme eingeführt, die Materialbeschaffung neu organisiert oder die Terminvergabe umgestaltet werden. Auch die bisherigen Mitarbeiter müssen in den Prozess eingebunden werden, damit Motivation und Einsatz nicht darunter leiden. 

 

Wird die Erweiterung oder der Umbau einer Praxis nicht von Beginn an im Rahmen des Praxismanagements strukturiert und gezielt umgesetzt, kann dies schnell im Chaos enden. Gerne stehe ich Ihnen mit meiner Erfahrung und meinem Fachwissen zur Seite, wenn Sie sich der neuen Herausforderung stellen, und unterstütze Sie beim Ausbau oder der Erweiterung Ihrer Praxis.

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